【HADO運営マニュアル】参加者の満足度を最大化するコツ

こちらのページは、HADO体験会の運営について説明しています。

HADO体験会は、部単位での運営になります。

部の責任者と担当トレーナーで連携しながら、部員の満足度を最大化していきましょう！

【事前準備1】体験会の企画と集客方法について

2コートの予約で企画する

HADOの体験会会場は、2コートの使用が可能です。

1コート12名（3名×4チーム）×2コート＝24名での予約ができます。

1コート16名（4名×4チーム）も可能です。

人数のレバレッジを効かせるために、できるだけ2コートでの企画・予約をします。（ただし、平日は人数が集まりにくいため、1コート12人でも可）

この際、 HADOの選手でもあるLCA生の飯山貴弘さん（通称タカさん）が、HADOスタッフと連携をとってコートの予約可能日を調整してくれます。

満員御礼になるまで集客を徹底する

集客は放っておいても集まりません。

集客を開始したら、責任者は各部のカレッジメンバーやトレーナーに協力を仰いで、満員御礼にします。

なぜ満員にした方がいいのか？はいろいろな理由がありますが、主に以下の理由があります。

具体的には、以下のような声をかけながら、所属先単位・トレーナー単位で「ただいま」を醸成するために集客をしていきます。

集客状況は随時エントリー状況を見ながら行っていきましょう。

 

HADO体験会エントリー状況

 

満員御礼を作るための集客方法の一例

集客をするときは、トレーナーのマスターシートか所属先のホーム感シートを見ながら、提案をしていきます。

特に部員が多い部は、全員の状況を細かく把握できないと思いますので、トレーナーと上手に連携していきましょう。

〇〇さん。

今度のHADO体験会、参加してみませんか？

HADO体験会は、メディア部メンバーとも仲良くなれますし、何より〇〇さんが興味のある「天の流れ」をリアルに体感できるコンテンツでもあります。

こないだ「〜〜」というようなことを言っていたので、参加するともっと△△するんじゃないかなって思うんですけど、どうですか？

 

トレーナーを巻き込む場合には、

〇〇さん。

今回のHADO体験会で、ホーム感を作りたいLCA生はいませんか？

〇〇部のコアメンバーと一緒に話したり、プレイしたりすることでHOME感が作れますしLCAちゃんねるについてのVCなども可能です。

〇〇部の中でどなたか思い当たるLCA生はいませんか？

といった具合に、提案してみてください。

 

集客をかける時に気をつけたいこと

以上の声かけ方法は、あくまでも一例です。

最もよくないのは、部のLINEグループに告知するだけの集客方法です。

これでは「自分が誘われている」気がしないので、基本的にはきません。

こうすると、そのLINEに誰も反応しない、といったことが起こり、HADO体験会の価値が下がってしまうので気をつけてください。

また「一緒に行きませんか？」とテンプレートで雑に提案をしてしまうのもよくありません。

声かけ方法やタイミングは、相手にとってプラスになるようにFor Youの姿勢で、臨機応変に変えていきます。

• 一人ひとりへの声かけ
• 勉強会や新人加入のフローの中で意識づけ

といった、個別の集客と、マスの集客を分けて上手に設計してください。

【事前準備2】当選者とLINEグループ招待と告知

体験会LINEグループの事前準備

体験会LINEグループに当選者を招待する前に、必要事項をノートに記載しておきましょう。

参加者をLINEグループに招待をしたら、事前に読んできてもらうように促します。

 

体験会LINEグループへの招待方法

HADO体験会に申し込みをした人には、以下のようなメールが自動で送信されています。

{お名前} さん

HADO体験会の申込を確認しました。

当選された方は、開催日の3日前に、記載されたLineIDに体験会LINEグループに招待が届きます。

 

なお、抽選結果につきましては当選連絡をもって替えさせていただきますので、予めご了承くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

当落の結果が発表されるまで、しばらくお待ちください。

開催日の3日前（土曜日開催なら、水曜日）になりましたら、当選者に友達申請をして、体験会LINEグループに招待します。

万が一、LINEIDが非公開になっていて申請ができない場合は、担当トレーナーにアカウントを教えてもらいましょう。

 

【当日の運営】待ち合わせから説明開始まで

1.待ち合わせについて

当日は、待ち合わせ場所（日比谷ビルの前）に開始40分前に集合します。

そこで人数を確認したら、運営の一人が会場へ案内します。

もう一人は遅刻してきた人のために、待ち合わせ場所に残ります。

ずっと待っていると中での運営ができなくなるため、開始30分前まで待ち合わせ場所に残りましょう。

この際、遅れてくる人と連絡を取りながら、到着連絡が来たら、待ち合わせ場所に迎えに行きます。

待ち合わせ場所から建物内の会場までの道筋が分かりにくいため、お迎えがあったほうが親切です。

2.会場への誘導について

ビルのエントランスにて、HADO体験者の参加者名簿に記入する必要があります。

全員の記入が終わったら、会場への誘導を行います。

人数が多い場合は、前後半２組に分けて誘導しても構いません。

会場に誘導が完了したら、男性はトイレへ・女性は専用の更衣室へ案内し、着替えを進めさせてください。

着替えが完了したら、参加費を徴収します。

3.使用デバイスの配布と装着

HADOに使うヘッドマウントディスプレイ、デバイス固定用のバンドをそれぞれに配ります。

セッティングの仕方は、HADOスタッフの方が教えてくれますので、安心してください。

 

試合開始までの流れ

着替えが終わり準備がととったら、試合開始前に、

1. 体験会のセットアップ
2. チーム分け
3. プレイ方法の説明（会場スタッフさんから）

を行います。

1. 開始前のセットアップ内容

HADOはメンバーを集めて、事前にセットアップをかけるのがとても重要になります。

• 何のためのHADO体験会なのか？
• なぜHADO体験会に出た方がいいのか？

当日の運営責任者がしっかりとセットアップをかけてください。

上記の動画を見ながら。流暢に話せるように練習をしてください。

2. チーム分けについて

運営者はスタッフのレクチャーが始まる前に、チーム分けを行います。

HADOは、スポーツ経験の有無を問わないので、ホームづくりメインでチーム分けを考えてかまいません。

ホーム感が作りやすいように、トレーナーチームや所属先別、コアメンバーとアウェイの方を近づけるなど工夫します。

こちらのチームは当日を迎える前に、参加状況を見ながら、意図を持ってチームを作っておきます。

当日、誰と誰をくっつけて、どんなVCをしてもらうのか？LCA生の状況を見ながら、事前にしっかりと打ち合わせをしておきましょう！

3. スタッフさんからプレイ方法のレクチャーを受ける

最後に、スタッフさんからプレイ方法についてのレクチャーを受けて、試合開始となります。

まずは、体験試合を行って、操作感を体感します。

2試合回したあとで、4チームの総当たり戦を行います。

終わり方

総当たり戦が終わった後は、一度集まって会を締めます。

時間が許すようであれば、チームで感想をアウトプットしあうなどして、本人の体感を引き出しましょう。

次の企画のために、その体感を部のLINEグループにシェアするなどして、次の集客につなげていきましょう。

※人によっては帰るのを急ぐ方もいるので、そういう方は早めに帰してしまって大丈夫です。

なお、このマニュアルをどんどんブラッシュアップしていきたいと思っていますので、各部の取り組みを実施して成功事例を共有いただければと思います。